Как составить график работы на 4 по 2 точкам


как составить график работы на 4 по 2 точкам

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета работы, или табель (составляемый по окончании месяца, с его использованием подводятся итоги). Рассмотрим оба варианта, но для начала определимся с базовыми понятиями.

Итак, в соответствии со ст. 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не должна быть более 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, должен организовать работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13. Скачать образец графика рабочего времени на месяц по унифицированным формам можно в конце статьи.

В каких случаях оформляется график

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.

Необходимость возникает в случаях:

  • ненормированного рабочего времени (ст. 101 ТК РФ);
  • работы в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
  • сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ);
  • суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
  • разделения рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени в целом за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.

Чтобы не тратить время на составление собственной формы документа — специалист по кадрам может скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).

Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В данном случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по графику совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов в этом случае будет производиться не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.

Какие бывают графики работы

Рассмотрим подробнее, что значит гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный рабочий режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. При этом важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами рабочего дня. Перечень должностей с таким рабочим временем должен быть закреплен коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменный график предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон можно увидеть ниже. Как видно из образца, такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив свои подписи.

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за период. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смена же может длиться и по 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожа, уборщики. О том, каков должен быть перерыв между двумя 12-часовыми сменами, Трудовой кодекс ничего не говорит, однако ранее при составлении такого графика учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929 — предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне — то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу — однако некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия: например, в Приказе Министра обороны РФ от 30.12.2001 N 541 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Предлагаем образец: как составить график работы на 4 человека по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:

  • У — работа с 7.00 до 19.00;
  • В — работа с 19.00 до 7.00;
  • * — выходной день.

Показанный пример достаточно универсальный — его можно использовать и как образец графика работы продавцов в магазине, образец графика дежурства сторожей на месяц — если их рабочая смена длится 12 часов. Чтобы воспользоваться нашим примером, нужно скачать график сменности на 2019 год в excel внизу.

Если же нужно составить график работы уборки — например, в круглосуточном кафе, где уборка должна производиться каждые полчаса, а менеджеры и уборщики работают по 12 часов — можно воспользоваться таким образцом.

Рекомендуем вам скачать образец графика уборки помещений на месяц (пустой бланк) — для его использования нужно будет распечатать нужное количество страниц (по числу дней месяца).

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается.Такой распорядок может использоваться в торговле либо в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, либо в госучреждениях.

График учета рабочего времени на 2019 год (табель): как его заполнить

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница в них заключается в том, что график Т-12 можно заполнить только вручную или в текстовом редакторе, и в нем есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 может заполняться с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета посещений сотрудниками фирмы своей работы. В этой форме отсутствует блок для расчета зарплаты, она подлежит расчету в иных регистрах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата сотрудникам, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Так как перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, данный документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой при этом с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить свой вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых для первичных документов установлена законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени в целом по организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

В шапке обязательно заполняется наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой нумерацией в организации. Дата составления и отчетный период заполняются обязательно, как реквизиты первичного документа.

Образец графика работы скачать в excel вы можете в конце статьи. А сейчас рассмотрим, как рассчитать график работы и правильно его составить.

Пошаговая инструкция оформления

Шаг 1. Оформляем шапку

Приведем образец заполнения графика работы сотрудников на месяц, на примере — февраль 2019 года.

Далее перейдем к заполнению граф (всего шаблон содержит 13 граф), как покажет образец графика выполнения работ.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения по каждому работнику: Ф.И.О. сотрудника, его должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2019 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в графике четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца отражаются буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлены на титульном листе формы № Т-12) — это коды явок-неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и др., делаются на основании документов: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, соответствующий количеству фактически отработанных часов и минут каждым работником.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного времени по каждому сотруднику за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:

  • если для всех работников организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «код вида оплаты» и «корреспондирующий счет» можно ставить над гр. 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • если же начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то гр. 7 и 8 заполняются соответствующими данными, в гр. 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф также предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

  • сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
  • способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывается ответственными лицами, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель может составляться отдельно за первую и вторую половины месяца.

Скачать шаблон (excel) графика работы можно в конце статьи.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Сроки хранения графика:

  • как первичный документ, в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, — в течение 4 лет;
  • как первичный документ в целях бухучета — в течение 5 лет (закон 402-ФЗ);
  • как документы по кадрам и оплате труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (Приказ от 25.08.2010 № 558).

Ответственность за отсутствие графика:

  • в соответствии со ст. 120 НК РФ, отсутствие его, как первичного документа, может повлечь штраф в размере от 10 000 руб. до 40 000 руб. и отказ в признании в расходах при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
  • в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 руб. до 20 000 руб.

График работы — образец (пустая форма)

Скачать бесплатно в excel график учета рабочего времени на 2019 год

График 12-часовой

График уборки

Расшифровка кодов явок-неявок

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
(Москва)
(Санкт-Петербург)
(Федеральный номер)

Это быстро и бесплатно!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *